Bei einigen Arten von Geschäftsbriefen sind bestimmte Angaben des Absenders gesetzlich verpflichtend; unter anderem bei schriftlichen Angeboten, Preislisten, Bestellscheinen, Auftrags-, Anfrage- oder Empfangsbestätigungen, Rechnungen, Quittungen und personifizierten Werbeschreiben. Die äußere Form des Geschäftsschreibens ist dabei nicht ausschlaggebend, die Vorgaben gelten für Briefe, Postkarten, E-Mails und Faxe.
Verfassen Sie einen Geschäftsbrief, spielen Form und Inhalt gleichermaßen eine entscheidende Rolle für die Außendarstellung Ihres Unternehmens. Doch wie schreibt man einen Geschäftsbrief? Gibt es eine Geschäftsbrief-Norm? Welche Inhalte sind wichtig? Welche Formulierungen beim Geschäftsbrief obligatorisch sind und wie ein Geschäftsbrief aufgebaut ist, erfahren Sie hier.
Die Empfehlungen der DIN 5008 helfen dabei, Geschäftsbriefe übersichtlich und klar zu gestalten – etwa mithilfe einheitlicher Seitenränder und Abstände. Sie vereinfacht das Verfassen von Geschäftsschreiben, die den gesetzlichen Vorgaben entsprechen, und verleiht Ihrer Unternehmenskommunikation Stringenz und Souveränität. Die Anwendung von DIN 5008 ist nicht vorgeschrieben, dient Ihnen jedoch als solider Anhaltspunkt, wenn Sie einen Geschäftsbrief schreiben: Sie bildet die Basis für eine professionelle, serviceorientierte und in sich stimmige Unternehmenskommunikation.
Für Geschäftsbriefe empfiehlt sich Papier mit einer etwas schwereren Grammatur von 80 bis 90 g/m². Gestalten Sie mithilfe des Konfigurators von CEWE individuelles Briefpapier, das Sie für alle offiziellen Geschäftsschreiben nutzen können.
Darüber hinaus gibt es seitens des Gesetzgebers je nach Rechtsform eines Unternehmens bestimmte Pflichtangaben, die in einem Geschäftsschreiben aufgeführt werden müssen. Sie sollen es dem Empfänger ermöglichen, sich auf den ersten Blick ein Bild von dem möglichen Geschäftspartner zu machen. Bei Kleingewerbetreibenden und GbR-Gesellschaftern sind in Geschäftsbriefen beispielsweise Vor- und Zuname sowie eine ladungsfähige Anschrift verpflichtend. Für Unternehmen mit Handelsregistereintrag gelten je nach Rechtsform unterschiedliche Pflichtangaben für Geschäftsbriefe, unter anderem: