Einen Geschäftsbrief schreiben

Geschäftsbriefe dienen nicht allein dem schriftlichen Austausch mit Kunden und Geschäftspartnern. Sie sind immer auch ein Aushängeschild für Ihr Unternehmen. Ein Geschäftsbrief in der richtigen Form drückt Professionalität, Verlässlichkeit und Kundenorientierung aus. Sowohl der Inhalt als auch die Form spielen dabei eine wichtige Rolle. Erfahren Sie hier, worauf es beim Erstellen eines Geschäftsbriefes ankommt.

Egal, ob es sich um ein Angebot, eine Rechnung, die Bestätigung eines Auftrags oder eine Mahnung handelt: Geschäftsbriefe gehören zu den wichtigsten Dokumenten, die Unternehmen zur Kommunikation mit Kunden oder Geschäftspartnern nutzen. Per Definition sind Geschäftsbriefe schriftliche Mitteilungen, die ein Unternehmen an einen oder mehrere Empfänger richtet. Es kann sich dabei sowohl um Unternehmen als auch um Privatpersonen handeln.

Bei einigen Arten von Geschäftsbriefen sind bestimmte Angaben des Absenders gesetzlich verpflichtend; unter anderem bei schriftlichen Angeboten, Preislisten, Bestellscheinen, Auftrags-, Anfrage- oder Empfangsbestätigungen, Rechnungen, Quittungen und personifizierten Werbeschreiben. Die äußere Form des Geschäftsschreibens ist dabei nicht ausschlaggebend, die Vorgaben gelten für Briefe, Postkarten, E-Mails und Faxe.

Verfassen Sie einen Geschäftsbrief, spielen Form und Inhalt gleichermaßen eine entscheidende Rolle für die Außendarstellung Ihres Unternehmens. Doch wie schreibt man einen Geschäftsbrief? Gibt es eine Geschäftsbrief-Norm? Welche Inhalte sind wichtig? Welche Formulierungen beim Geschäftsbrief obligatorisch sind und wie ein Geschäftsbrief aufgebaut ist, erfahren Sie hier.

Welche Bestandteile des Geschäftsbriefes sind verpflichtend – und wie schreibt man einen Geschäftsbrief, der überzeugend klingt und individuell formuliert ist? Bei Geschäftsbriefen gehören bestimmte Formulierungen schlichtweg zum guten Ton, einige Angaben sind sogar verpflichtend. Welche das sind und was es hinsichtlich der Geschäftsbrief-Form zu beachten gibt, verrät die DIN-Norm 5008.

Die Empfehlungen der DIN 5008 helfen dabei, Geschäftsbriefe übersichtlich und klar zu gestalten – etwa mithilfe einheitlicher Seitenränder und Abstände. Sie vereinfacht das Verfassen von Geschäftsschreiben, die den gesetzlichen Vorgaben entsprechen, und verleiht Ihrer Unternehmenskommunikation Stringenz und Souveränität. Die Anwendung von DIN 5008 ist nicht vorgeschrieben, dient Ihnen jedoch als solider Anhaltspunkt, wenn Sie einen Geschäftsbrief schreiben: Sie bildet die Basis für eine professionelle, serviceorientierte und in sich stimmige Unternehmenskommunikation.

Folgende zehn Regeln gelten laut DIN 5008 für die Gestaltung von Geschäftsbriefen. Sie helfen Ihnen dabei, die optimale Form zu wahren, wenn Sie Geschäftsbriefe erstellen:

1. Ein genormter Geschäftsbrief folgt bestimmten Formatierungsregeln. So gelten beispielsweise für die Seitenränder sowie die Abstände der einzelnen Inhaltselemente bestimmte Vorgaben. Diese können Sie unserer Vorlage entnehmen. Die Schriftgröße beträgt in Geschäftsbriefen 12 pt, bei viel Text sind auch 11 pt erlaubt.
2. Der Briefkopf wird oben rechts, wahlweise auch mittig oder links auf einem Geschäftsschreiben platziert. Er enthält beispielsweise Ihr Firmenlogo, einen Slogan oder einen Schriftzug.
3. Oberhalb des Adressfelds mit der Anschrift des Empfängers werden im oberen linken Bereich des Geschäftsschreibens die Rücksendeangaben platziert. Es handelt sich dabei um die Absenderanschrift, die in einer Schriftgröße zwischen 6 und 8 pt angegeben, fortlaufend geschrieben und mit Komma, Punkten oder anderen Trennzeichen getrennt wird.
4. Das Adressfeld befindet sich im oberen linken Bereich des Geschäftsbriefes und unterteilt sich in eine Anschriften- sowie eine Zusatz- bzw. Vermerkzone. Dort können zusätzliche Versandinformationen platziert werden, etwa der Zusatz „Eilzustellung“ oder „Einschreiben“.
5. Der obere rechte Bereich eines Geschäftsbriefes wird als Informationsblock bezeichnet. Dort werden Rechnungsnummer, Ansprechpartner, eine eventuelle Kennzeichnung des Schreibens (Ihr/Unser Zeichen), Kontaktmöglichkeiten (Telefon, Telefax, E-Mail etc.) sowie das Datum aufgeführt.
6. Die Betreffzeile, die Anrede, das eigentliche Anliegen sowie die Abschluss- bzw. Grußformel bilden den mittleren Teil eines Geschäftsbriefes.
7. Wichtige Geschäftsangaben finden im Fuß des Geschäftsbriefes Platz. Dort müssen beispielsweise die Rechtsform, der Sitz der Gesellschaft, das Registergericht, die Handelsregisternummer sowie die Namen aller Geschäftsführer/-innen aufgeführt werden. Oft werden Geschäftsbriefe auch zur Rechnungsstellung genutzt. Hierzu sind die Steuernummer sowie die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer verpflichtende Angaben (als Kontodaten genügen seit Februar 2016 IBAN und BIC).
8. Falz- und Lochmarken erleichtern Ihrem Geschäftspartner die Büroorganisation. Die kleinen Markierungen zeigen an, wo der Geschäftsbrief gefaltet und/oder gelocht werden kann. Die Positionen der Falzmarken befinden sich von der oberen Papierkante aus gemessen bei 105 mm sowie bei 210 mm. Die Lochmarke liegt mittig bei 148,5 mm.
9. Auch die Angabe von Telefonnummern ist in DIN 5008 geregelt: Die Ziffern sind dabei ohne Klammern anzugeben. Die Vorwahl wird mit einem Leerzeichen von der Rufnummer getrennt, eine Durchwahl mit einem Mittelstrich.
10. Nicht nur auf die korrekte Formatierung und die Vollständigkeit des Inhalts sollten Sie achten, wenn Sie einen Geschäftsbrief erstellen. Die Auswahl des richtigen Papiers hilft dabei, Ihre Unternehmenskommunikation noch professioneller zu gestalten.

Auch wenn die von der Geschäftsbrief-Norm empfohlene Formatierung nicht gesetzlich vorgeschrieben ist, ist es sinnvoll, Geschäftsbriefe jeglicher Art einheitlich zu gestalten. Zum einen erleichtern Sie sich selbst die Arbeit, da Sie nicht jedes Schreiben einzeln formatieren müssen. Zum anderen vermitteln Geschäftsbriefe, deren Form einheitlich ist, einen professionellen Eindruck. Wenn Sie auch andere Druckprodukte wie Visitenkarten geschäftlich nutzen, empfiehlt sich ein über die verschiedenen Produkte hinweg abgestimmtes Corporate Design: Es sorgt dafür, dass Ihr Unternehmen im Gedächtnis bleibt.

Für Geschäftsbriefe empfiehlt sich Papier mit einer etwas schwereren Grammatur von 80 bis 90 g/m². Gestalten Sie mithilfe des Konfigurators von CEWE individuelles Briefpapier, das Sie für alle offiziellen Geschäftsschreiben nutzen können.

Ist bei Ihren Geschäftsbriefen die Formatierung professionell, hinterlässt dies einen guten Eindruck. Wichtig ist aber auch der Inhalt. Einige für Geschäftsbriefe unverzichtbare Formulierungen sollten stets enthalten sein, außerdem muss für Ihre Kunden und Geschäftspartner auf einen Blick ersichtlich sein, wie sie Sie kontaktieren können. Zu den wichtigen Informationen gehören unter anderem:

• die Unternehmensanschrift
• die E-Mail- und Internetadresse
• Ort und Datum der Brieferstellung
• die Bankverbindung des Unternehmens
• die Umsatzsteueridentifikationsnummer

Darüber hinaus gibt es seitens des Gesetzgebers je nach Rechtsform eines Unternehmens bestimmte Pflichtangaben, die in einem Geschäftsschreiben aufgeführt werden müssen. Sie sollen es dem Empfänger ermöglichen, sich auf den ersten Blick ein Bild von dem möglichen Geschäftspartner zu machen. Bei Kleingewerbetreibenden und GbR-Gesellschaftern sind in Geschäftsbriefen beispielsweise Vor- und Zuname sowie eine ladungsfähige Anschrift verpflichtend. Für Unternehmen mit Handelsregistereintrag gelten je nach Rechtsform unterschiedliche Pflichtangaben für Geschäftsbriefe, unter anderem:

• Art der Firmierung (entsprechend des im Handelsregister eingetragenen Wortlauts)
• der entsprechende Rechtsformzusatz (GmbH, AG, OHG, KG, UG (haftungsbeschränkt) o. ä.)
• der Firmensitz bzw. die Firmenanschrift
• das zuständige Registergericht
• die jeweilige Handelsregisternummer
• die vollständigen Namen aller Gesellschafter sowie des Aufsichtsratsvorsitzenden (falls vorhanden)