Ein konstantes Level an Schreibtisch-Organisation und Ordnung scheitert meist an Zeitdruck und unklaren Prozessen. Auch im Zeitalter der Digitalisierung sind in den meisten Büros Papierdokumente wie Briefe, Faxe oder andere Druckprodukte fester Bestandteil des Arbeitsalltags. Nicht selten verteilen sie sich über den gesamten Schreibtisch, die Ablage oder sogar den Fußboden. Wird ein bestimmtes Dokument benötigt, gestaltet sich die Suche danach oft ebenso langwierig wie frustrierend. Diese ineffiziente Vorgehensweise kostet das Unternehmen nicht nur Zeit, sondern auch Geld – und beeinflusst die Motivation der Mitarbeiter negativ.
Geräumige Schränke und Regale sorgen dafür, dass Dokumente und Ordner sicher und übersichtlich verstaut sind. Richten Sie diesen Stauraum nach Ihrem Bedarf ein: Neue und häufig benötigte Unterlagen kommen nach vorne, wo sie griffbereit sind, ältere Dokumente lagern Sie weiter hinten. Die Größe der Schrankfläche berechnet sich ebenfalls anhand Ihres persönlichen Bedarfs. Je mehr Informationen Sie digital bearbeiten und aufbewahren, desto weniger physischen Stauraum benötigen Sie. Darüber hinaus sind Papierkörbe für das Wahren der Büro-Ordnung essenziell: Achten Sie darauf, dass diese jederzeit gut erreichbar sind, damit Müll nicht irgendwo liegen gelassen wird.
Tipp: Auch wenn es weniger offensichtlich ist – achten Sie von Beginn an auch auf digitale Ordnung! Chaos in den digitalen Ordnern und Datenmüll verlangsamen die Hardware und damit die Produktivität.
Drucker, Scanner und Kopierer gibt es als platzsparende Multifunktionsgeräte. Platzieren Sie diese so, dass sie für alle Mitarbeiter gut und auf kurzen Wegen zu erreichen sind. Stellen Sie zudem sicher, dass stets ein leicht zugänglicher Vorrat an Druckerpatronen sowie Drucker- und Briefpapier vorhanden ist. Kabel bündeln Sie am besten in Kabelschächten oder -kanälen, um Kabelsalat vorzubeugen. Ein Papierkorb neben den Ausgabegeräten vermeidet Papierchaos drumherum.
Je nach anfallender Papiermenge empfiehlt es sich, ein für die jeweiligen Zwecke geeignetes Mappensystem zu entwickeln. Ob nach Datum, Status, Kunde oder Projekt sortiert: Halten Sie die Organisation so einfach und intuitiv wie möglich. Das kommt nicht nur Ihnen selbst zugute, sondern auch den Kollegen, die Sie eventuell vertreten. Der Aktenschrank befindet sich idealerweise in der Nähe der Schreibtische, sodass der Weg dorthin möglichst kurz ist. Damit vermeiden Sie, dass Dokumente unnötig zwischengelagert werden.
Das hat im Büro nichts zu suchen:
Neben den richtigen Möbeln und Utensilien sowie einer soliden und intuitiven Prozess- und Ablagestruktur benötigen Sie vor allem eines: Mut zum Aussortieren. Entscheiden Sie sich für ein zentrales Archiv, statt überall im Unternehmen unzählige Mini-Archive zu haben. Definieren Sie einen Zeitraum, an dessen Ende Sie alte Dokumente entsorgen. Eine jährliche oder halbjährliche Räumaktion stellt sicher, dass die Menge der angesammelten Altlasten stets im Rahmen bleibt. Tragen Sie diese Termine am besten fest im Kalender ein.