Die optimale Schreibtischorganisation

Mehr Ordnung im Büro – wer wünscht sich das nicht? Papierstapel und jahrzehntealte Ordner sind nicht nur unschön anzusehen, sondern auch ineffizient. Mit der richtigen Arbeitsumgebung und einer Strategie für dauerhafte Ordnung sorgen Unternehmen für mehr Wohlbefinden und Produktivität.

Zahlreiche Studien beweisen: Wer in einer sauberen, gut eingerichteten und strukturierten Umgebung arbeitet, ist produktiver und zufriedener. Ob im Home-Office oder im Büro – nur wer sich wohlfühlt und ein klar strukturiertes Ablagesystem hat, kann gute Leistungen erbringen. Wie kommt es also, dass trotz (mehr oder weniger) regelmäßiger Aufräumaktionen in fast jedem Büro die Papierstapel stetig wachsen, Schreibtische überquellen und staubige Ecken immer staubiger werden?

Ein konstantes Level an Schreibtisch-Organisation und Ordnung scheitert meist an Zeitdruck und unklaren Prozessen. Auch im Zeitalter der Digitalisierung sind in den meisten Büros Papierdokumente wie Briefe, Faxe oder andere Druckprodukte fester Bestandteil des Arbeitsalltags. Nicht selten verteilen sie sich über den gesamten Schreibtisch, die Ablage oder sogar den Fußboden. Wird ein bestimmtes Dokument benötigt, gestaltet sich die Suche danach oft ebenso langwierig wie frustrierend. Diese ineffiziente Vorgehensweise kostet das Unternehmen nicht nur Zeit, sondern auch Geld – und beeinflusst die Motivation der Mitarbeiter negativ.

Dass Dokumente oft nicht richtig abgelegt werden, liegt in den meisten Fällen daran, dass das Ablagesystem zu kompliziert ist. Papierstapel sind schlichtweg die schnellste Option der „Ablage“. Sie möchten die Prozesse im Büro effizienter gestalten, Ordnung auf den Schreibtischen und im Büro insgesamt schaffen und Ihren Mitarbeitern damit eine angenehme Arbeitsatmosphäre bieten? Dann gilt es, zunächst die Einrichtung der Arbeitsräume unter die Lupe zu nehmen. Mit funktionalen Möbeln und einer zeitgemäßen Ausstattung legen Firmen den Grundstein für mehr Produktivität und eine höhere Zufriedenheit der Mitarbeiter.

Stabile Schreibtische mit großzügiger Arbeitsfläche sind ein zentrales Element eines gut organisierten Büros. Als Sitzmöbel eignen sich ergonomisch geformte und höhenverstellbare Drehstühle am besten. Die korrekte Tischhöhe und Sitzposition sind zwar nicht entscheidend für die Ordnung am Arbeitsplatz, sie gewährleisten jedoch, dass die Belegschaft das Büro ohne Rückenschmerzen verlässt.

Geräumige Schränke und Regale sorgen dafür, dass Dokumente und Ordner sicher und übersichtlich verstaut sind. Richten Sie diesen Stauraum nach Ihrem Bedarf ein: Neue und häufig benötigte Unterlagen kommen nach vorne, wo sie griffbereit sind, ältere Dokumente lagern Sie weiter hinten. Die Größe der Schrankfläche berechnet sich ebenfalls anhand Ihres persönlichen Bedarfs. Je mehr Informationen Sie digital bearbeiten und aufbewahren, desto weniger physischen Stauraum benötigen Sie. Darüber hinaus sind Papierkörbe für das Wahren der Büro-Ordnung essenziell: Achten Sie darauf, dass diese jederzeit gut erreichbar sind, damit Müll nicht irgendwo liegen gelassen wird.

Das Herzstück moderner Büros ist der Computer. Mit leistungsfähiger Hardware und geeigneter Software reduzieren Sie den Papierverbrauch und ermöglichen so auch eine bessere Schreibtischorganisation. Ob Sie und Ihre Mitarbeiter mit fest stehenden PC-Towers oder mobilen Notebooks arbeiten, hängt von den Gegebenheiten im Unternehmen und den Aufgaben Ihrer Mitarbeiter ab. Telefon, Ablage, Stifte und Notizzettel befinden sich idealerweise griffbereit neben dem Computer.

Tipp: Auch wenn es weniger offensichtlich ist – achten Sie von Beginn an auch auf digitale Ordnung! Chaos in den digitalen Ordnern und Datenmüll verlangsamen die Hardware und damit die Produktivität.

Drucker, Scanner und Kopierer gibt es als platzsparende Multifunktionsgeräte. Platzieren Sie diese so, dass sie für alle Mitarbeiter gut und auf kurzen Wegen zu erreichen sind. Stellen Sie zudem sicher, dass stets ein leicht zugänglicher Vorrat an Druckerpatronen sowie Drucker- und Briefpapier vorhanden ist. Kabel bündeln Sie am besten in Kabelschächten oder -kanälen, um Kabelsalat vorzubeugen. Ein Papierkorb neben den Ausgabegeräten vermeidet Papierchaos drumherum.

Zur Grundausstattung jedes Büros gehört ein Sortiment an Schreibwaren und anderen Kleinst-Utensilien. Neben Stiften, Blöcken und Notizzetteln zählen dazu Büroklammern, Locher, Radiergummi, Anspitzer, Textmarker, Lineale, Ersatzheftklammern und Taschenrechner. Für eine optimale Schreibtisch-Organisation ist es ratsam, nur einige wichtige Büroutensilien auf dem Schreibtisch zu haben. Bewahren Sie den Großteil der Büromaterialien in Schubladen auf. Für Stifte, Scheren und andere täglich genutzte Gebrauchsgegenstände bietet sich ein Stiftehalter an. Kontrollieren Sie diesen regelmäßig auf „Leichen“: Nichts ist ärgerlicher, als unter Zeitdruck nur leere Kugelschreiber zu finden.

Ihr Büro verfügt über ergonomische Stühle, ausreichend große Schreibtische und genügend Stauraum sowie über alle benötigten Materialien? Dann ist der erste Schritt in Richtung mehr Ordnung im Büro bereits getan. Damit Sie den Schreibtisch dauerhaft ordentlich halten, ist die Einrichtung eines sinnvollen Ablagesystems nötig. Alles, was neu auf dem Schreibtisch landet, kommt am besten sofort in einen festen Eingangsordner. Für wichtige Unterlagen, auf die Sie regelmäßig zugreifen müssen, bietet sich ein Folienordner an – am besten mit Inhaltsverzeichnis. Definieren Sie vor allem für Standard-Dokumente einen festen Platz in einem Regal oder einer Schublade, sodass diese im Notfall auch von anderen Personen schnell gefunden werden.

Je nach anfallender Papiermenge empfiehlt es sich, ein für die jeweiligen Zwecke geeignetes Mappensystem zu entwickeln. Ob nach Datum, Status, Kunde oder Projekt sortiert: Halten Sie die Organisation so einfach und intuitiv wie möglich. Das kommt nicht nur Ihnen selbst zugute, sondern auch den Kollegen, die Sie eventuell vertreten. Der Aktenschrank befindet sich idealerweise in der Nähe der Schreibtische, sodass der Weg dorthin möglichst kurz ist. Damit vermeiden Sie, dass Dokumente unnötig zwischengelagert werden.

Das hat im Büro nichts zu suchen:

• Lebensmittel: Die persönliche Snackschublade für den kleinen Hunger zwischendurch können Sie Ihren Mitarbeitern nicht verbieten, generell sollten Lebensmittel auf dem Schreibtisch jedoch die Ausnahme sein.
• Schmutzige Gläser und Tassen: Benutztes Geschirr auf dem Schreibtisch stört nicht nur das Gesamtbild, sondern ist oft auch unappetitlich. Achten Sie darauf, dass der Schreibtisch abends ordentlich verlassen wird.
• Veraltete Dokumente: Lagern Sie Unterlagen nach dem jeweiligen Datum geordnet und sortieren Sie regelmäßig aus.
• Übermäßige Dekoration: Zimmerpflanzen und dezente Deko-Elemente tragen zum Wohlbefinden bei. Zu viel Dekoration kann jedoch beklemmend wirken, außerdem verringert sich dadurch die Arbeitsfläche.

Ein gutes Ordnungssystem reduziert Stress, erhöht die Effizienz und steigert die Kreativität. Es lohnt sich, etwas Zeit in die Ausstattung und Ablageorganisation der Arbeitsplätze zu investieren: Auf lange Sicht rentiert sich der Aufwand für ein gut organisiertes Büro durch mehr Wohlbefinden sowie höhere Produktivität.

Neben den richtigen Möbeln und Utensilien sowie einer soliden und intuitiven Prozess- und Ablagestruktur benötigen Sie vor allem eines: Mut zum Aussortieren. Entscheiden Sie sich für ein zentrales Archiv, statt überall im Unternehmen unzählige Mini-Archive zu haben. Definieren Sie einen Zeitraum, an dessen Ende Sie alte Dokumente entsorgen. Eine jährliche oder halbjährliche Räumaktion stellt sicher, dass die Menge der angesammelten Altlasten stets im Rahmen bleibt. Tragen Sie diese Termine am besten fest im Kalender ein.